Privatlivspolitik
Privatlivspolitik – Grundejerforeningen Åhaven 4. oktober 2018
Grundejerforeningens dataansvar
Foreningen, som du er medlem af, behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvilke oplysninger, vi behandler, samt hvordan vi behandler dine personoplysninger. Dette for at sikre en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for foreningens databehandling er, at foreningen kun behandler almindelige personoplysninger til bestemte foreningsrelaterede formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Foreningen behandler med andre ord kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af foreningens angivne formål.
Dine oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Grundejerforeningen er dataansvarlig, og foreningen sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Til dette formål har foreningen udpe-get en dataansvarlig, der kan kontaktes, såfremt du f.eks. har spørgsmål.
Kontaktoplysninger på foreningens dataansvarlige:
Foreningens CVR-nr: 3378 9777
Kontaktperson: Esben Skau, Formand
Adresse: Strandhaven 198
Postnummer: 2665 Vallensbæk Strand
Mail: info@grundejerforeningenaahaven.dk
Behandling af personoplysninger
Foreningen behandler følgende personoplysninger:
- Almindelige personoplysninger på medlemmer:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, foreningsadresse, postadres-se, indmeldelsesdato samt evt. telefonnummer og e-mailadresse.
– Ved foreningsadresse forstås adressen på ejendommen, der er beliggende i forenin-gens område.
– Ved postadresse forstås den adresse, som du har oplyst som kontaktadresse, så-fremt du ikke bor på foreningsadressen.
Her indsamler foreningen oplysninger fra
Normalt får foreningen oplysningerne fra dig eller fra ejendomsformidlere på dine veg-ne.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Foreningen behandler kun dine personoplysninger til bestemte formål, når foreningen har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
- At det er nødvendigt for at opfylde dit medlemskab af foreningen
- Behandling, der måtte følge af lovkrav
- Behandling, der måtte kræve nærmere samtykke fra dig i den pågældende situation.
Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, indkaldel-se til generalforsamling, udsendelse af generalforsamlingsreferat samt rele-vant informationer til medlemmerne
- Som led i foreningens aktiviteter
- Administration af din relation til foreningen
Foreningen behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang foreningen behandler dine medlemsoplysninger, vil denne behandling ude-lukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til foreningens pligter jf. vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning af og registrering af be-taling af kontingent, evt. forfølgning af restancer, herunder retslig inkasso.
- Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i Regnskabs-lovgivningen, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i en periode efter din udmeldelse af foreningen (se afsnittet opbevaring og sletning af dine personoplysninger).
Samtykke
Foreningens behandling af dine personoplysninger baserer sig på et andet lovligt grund-lag end samtykke.
Videregivelse af dine personoplysninger
Foreningen videregiver ikke personoplysninger til virksomheder til markedsføring.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Foreningen opbevarer dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:s
- Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i Regnskabs-lovgivningen, opbevarer foreningen dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for ophør af medlemskab.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter Persondataforordningen, når foreningen be-handler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
- Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod foreningens be-handling, ved at henvende dig til foreningens dataansvarlige. Den dataansvarliges kon-taktoplysninger finder du øverst i dokumentet.
- Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine per-sonoplysninger, undersøger foreningen, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald de nødvendige ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
- Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsy-net.
Revidering af privatlivspolitikken
Foreningen forbeholder sig retten til at foretage ændringer i nærværende privatlivspoli-tik fra tid til anden.
Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret.
Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på foreningens hjem-meside.
Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Revisionshistorik
Dokumentet er udarbejdet af Grundejerforeningen Åhaven, 1. udgave, 4. oktober 2018.